Como Emitir Nota Fiscal Eletrônica: Passo a Passo para Pequenas Empresas

Para emitir nota corretamente, identifique primeiro a operação e o documento aplicável. NF-e é utilizada em operações com mercadorias; NFS-e documenta serviços sujeitos às regras pertinentes. Existem ainda outros documentos, como NFC-e e CT-e, conforme a operação.

Passo a passo antes de transmitir

1. Confirme o cadastro e o credenciamento do emitente.
2. Confira destinatário ou tomador, descrição e valor da operação.
3. Para mercadorias, revise NCM, CFOP e situação tributária; para serviços, o código e o tratamento aplicável.
4. Identifique retenções e tributos conforme regime, operação e local.
5. Transmita, confira a autorização e guarde o documento eletrônico e o comprovante.

NFS-e municipal e padrão nacional

Não é correto dizer que toda prefeitura utiliza necessariamente um sistema próprio. Há o padrão nacional, inclusive o emissor utilizado pelos MEIs prestadores de serviço. Confira a forma de emissão aplicável ao contribuinte e ao município.

Certificado digital é sempre obrigatório?

Não para todo documento e emissor. NF-e possui requisitos de assinatura e autorização próprios; a NFS-e pode permitir acesso por outras formas, conforme o sistema, como o emissor nacional do MEI. Confirme a exigência antes de comprar um certificado.

Como tratar uma rejeição

Leia o motivo retornado e corrija o campo correspondente. Uma rejeição não equivale à autorização da nota. Não altere CNAE ou classificação tributária apenas para contornar a mensagem sem verificar a operação real.

Cancelamento e correção

Prazos e procedimentos variam. A carta de correção da NF-e tem limites e não serve para alterar qualquer erro ou qualquer documento. NFS-e pode exigir cancelamento ou substituição próprios. Confira a regra do órgão antes de emitir outro documento que duplique a receita.

Consulte a contabilidade empresarial para revisar o tratamento das operações.

Fontes e referências

• Portal nacional da NFS-e